Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat
pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi
penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi tertentu.
Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi masalah kedinasan, baik
yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah, maupun perorangan. Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh
badan atau lembaga yang bersifat resmi. Sedangkan surat niaga berisi masalah
bisnis atau perniagaan. Ciri-ciri surat
resmi antara lain sebagai berikut :
-
Menggunakan kepala surat jika yang
mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
-
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan
perihal
-
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang
lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
-
Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau
baku
-
Menggunakan cap/stempel jika berasal dari
sebuah organisasi atau lembaga resmi
-
Penulisan surat mengikuti format surat
tertentu (tidak bebas)
Jenis-jenis surat resmi antara lain : Surat Dinas,
Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Pengantar, Surat Kuasa, dan
Surat Pengumuman.
Bagian-bagian surat resmi
1. Kepala surat (Kop Surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal surat
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Pengirim surat (Status/jabatan, tanda tangan, nama
jelas)
11. Tembusan
1. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama
instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5)
alamat kawat, dan (6) lambang dan logo. Nama instansi ditulis dengan huruf
kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat
kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital.
Contoh:
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu nama kota,
tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis
dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti
tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung.
Contoh : Semarang, 5 Januari 2012
3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal
Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf
kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan
Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal.,
Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa
spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi
garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung.
Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula
dengan angka.
Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika
tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika
satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis
dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat
diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus
menggambarkan isi surat.
4. Alamat Surat
Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam
bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di
bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah
kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka. Penulisan alamat surat
di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas
karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat
dituliskan. Alamat dalam surat tidak menggunakan kata "Kepada".
Berikut ini contoh penulisan alamat surat.
Yth. Kolonel Sangad Mujianto
Jalan Rajawali 56
Bandungan
Semarang
5. Salam
Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu
(1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu
merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah
alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di
sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan
dengan hormat
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka
adalah:
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,
Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan
hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.
6 Isi Surat
Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian,
yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan
paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan,
atau permintaan.
Paragraf isi berisi maksud penulisan surat.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi
surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat
atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup.
Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.
Contoh :
Kepala Sekolah
Drs. Doni Suwondo
NIP 197101251988041005
8. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital
(Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor
dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan
disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Pengiriman
3. Drs. Sarjono
Daftar Pustaka :
1. Tugino
thok , Menulis surat resmi, http://mastugino.blogspot.co.id/2012/11/menulis-surat-resmi.html
, 20 Maret 2016, 10:14.
http://sarungpreneur.com/umumkan/wp-content/uploads/2015/09/bagian-surat-resmi.jpg
, 20
Tidak ada komentar:
Posting Komentar